O que é e como funciona o 5W2H?


Veja o que é 5W2H, como interpretar efetivamente um problema, entender seu processo de tomada de decisão e criar um plano de ação nesse formato.


Uma das bases para tomada de decisão de maneira adequada e objetiva é ter como base fatos e dados que indicam com precisão o melhor caminho a seguir.

O 5W2H é uma das ferramentas utilizadas pelas empresas que possuem vantagem competitiva, pois parte da premissa de que não existe nada tão bom que não possa ser melhorado. Assim, utilizá-lo, em conjunto com outras estratégias, é uma ótima forma de promover uma cultura de melhoria contínua e de tomar decisões mais assertivas.

O 5W2H também é uma ótima opção para empresas que desejam aprimorar o planejamento estratégico para atingir metas.

Então, vamos ver o que exatamente 5W2H é e como usar este método. Neste guia você saberá:

Quem criou o 5W2H?

Entenda o problema e sua importância!
Como aplicar o 5W2H?
5W2H Exemplo
5W2H em Planejamento Estratégico
Vida cotidiana 5W2H
Outras ferramentas de resolução de problemas
O que é 5W2H?

O que é 5W2H?

5W2H é a ferramenta usada para entender um problema ou oportunidade de melhoria de diferentes perspectivas e criar um plano de ação a partir dessas informações.


Por meio de seus 7 fatores explicativos, o problema pode ser visualizado de forma clara e objetiva, favorecendo as chances do profissional de tomar a decisão mais eficaz.

Mais adiante, você vai entender a importância de tomar uma decisão com base na interpretação correta de um problema e do contexto em que está inserido, bem como aprender as 7 perspectivas do 5W2H.

Quem criou o 5W2H?

De origem japonesa, foi inicialmente criado para gerenciamento de projetos por profissionais que realizavam estudos de qualidade e, atualmente, é utilizado nos mais diversos projetos de negócios independente de seu contexto e cenário de atuação.

Entenda o problema e sua importância!

O 5W2H é uma ferramenta que facilita a interpretação objetiva e transparente do problema e do ambiente em que está inserido.


Com o problema sendo entendido de diferentes pontos de vista, os tomadores de decisão podem analisar quais decisões são mais econômicas para serem tomadas, de modo que o resultado final seja o melhor e mais coerente possível com o objetivo declarado no escopo do projeto.


Somente entendendo o problema de forma eficiente é possível atuar sobre ele e obter como consequência um resultado efetivo.

Como aplicar o 5W2H?

O 5W2H pode ser aplicado em uma simples planilha Excel como meio de facilitar aos envolvidos um entendimento claro e preciso do problema que procuram resolver.

Na imagem abaixo, você pode ver a sugestão de um modelo 5W2H feita no Excel.


Mas o que significa cada um desses 7 fatores?

O que: deve ser observado aqui a descrição do que é o problema, o propósito do projeto e / ou a meta de melhoria que se propõe alcançar;

Quem: quem é o responsável por resolver o problema ou oportunidade de melhoria. A equipa designada para o resolver e quem são os clientes internos ou externos são algumas das formas de responder a esta parte;

Onde: neste espaço deve ser registrada a informação do local envolvido pelo problema, ou seja, onde está inserida. Será definido se é um setor específico ou mesmo em que operação ou máquina de produção atua;

Porque: nesta fase é importante definir o motivo pelo qual é importante resolver este problema ou alcançar o objetivo proposto. Discuta sob quais aspectos financeiros e qualitativos vale a pena perseguir com a resolução do problema e / ou o alcance da meta;

Quando: as informações aqui estão vinculadas no tempo, ou seja, de quando o problema ocorre e qual o prazo para resolução, bem como as datas de entrega e cronograma para atendimento ao objetivo do projeto;

Como: como funciona o processo pelo qual o problema está envolvido é a questão a ser respondida. Quais etapas, atividades e variáveis ​​relevantes podem afetá-lo. Uma dica aqui é usar um fluxograma para melhor representá-lo;

Quanto: aqui as informações podem estar atreladas a quantidade e custo, ou seja, quanto esse problema já gerou gastos para a área envolvida e / ou para toda a empresa. Quanto investimento é necessário para resolvê-lo, bem como quantos processos e produtos ele já afetou.

5W2H Exemplo

Aqui está um exemplo simples de 5W2H, mas que o ajudarão a entender totalmente a aplicação desta ferramenta.

(IMAGEM TABELA PREENCHIDA)

Como você pode ver, com o preenchimento de uma tabela, com o uso dessa ferramenta, os processos ficam bem mais definidos, aumentando a eficiência das ações e a identificação de problemas, o que pode gerar um impacto positivo na produtividade e auxiliar no planejamento estratégico. Mas como ele ajuda nisso? A seguir explicarei um pouco mais sobre o assunto.

5W2H em Planejamento Estratégico

Além de solucionar problemas o 5W2H também é uma ótima ferramenta para a elaboração do plano de ação. Isso porque define exatamente os passos que devem ser executados para atingir os objetivos estipulados.


Afinal, não basta saber para onde se quer ir, é preciso definir o caminho que será percorrido para chegar lá. É exatamente isso que o 5W2H oferece: a definição dos meios para os objetivos.


E, para atingir os objetivos, é essencial conhecer muito bem todas as diferentes perspectivas do contexto envolvido em cada decisão, certo?


Muitas vezes enfrentamos problemas complexos e difíceis de serem eliminados. Assim, é necessário investigar as causas do problema e eliminá-las para que os processos voltem a funcionar da melhor maneira possível, e uma ferramenta que pode ser utilizada para esse fim é o 5W2H.

Vida cotidiana 5W2H

O 5W2H nos permite melhorar o planejamento não só de empresas ou projetos complexos, mas também de nossas atividades diárias. Muitas vezes nos deparamos com tantas tarefas que é difícil saber por onde começar, não é?


Assim, podemos utilizar 5W2h para direcionar processos e ações de forma organizada.

Dessa forma fica muito mais fácil conseguir fazer tudo, quando traçamos um bom plano, seja na vida profissional ou, até mesmo, na vida pessoal.


Posts Em Destaque