Veja o que é 5W2H, como interpretar efetivamente um problema, entender seu processo de tomada de decisão e criar um plano de ação nesse formato.
Uma das bases para tomada de decisão de maneira adequada e objetiva é ter como base fatos e dados que indicam com precisão o melhor caminho a seguir.
O 5W2H é uma das ferramentas utilizadas pelas empresas que possuem vantagem competitiva, pois parte da premissa de que não existe nada tão bom que não possa ser melhorado. Assim, utilizá-lo, em conjunto com outras estratégias, é uma ótima forma de promover uma cultura de melhoria contínua e de tomar decisões mais assertivas.
O 5W2H também é uma ótima opção para empresas que desejam aprimorar o planejamento estratégico para atingir metas.
Então, vamos ver o que exatamente 5W2H é e como usar este método. Neste guia você saberá:
Quem criou o 5W2H?
Entenda o problema e sua importância!
Como aplicar o 5W2H?
5W2H Exemplo
5W2H em Planejamento Estratégico
Vida cotidiana 5W2H
Outras ferramentas de resolução de problemas
O que é 5W2H?
5W2H é a ferramenta usada para entender um problema ou oportunidade de melhoria de diferentes perspectivas e criar um plano de ação a partir dessas informações.
Por meio de seus 7 fatores explicativos, o problema pode ser visualizado de forma clara e objetiva, favorecendo as chances do profissional de tomar a decisão mais eficaz.
Mais adiante, você vai entender a importância de tomar uma decisão com base na interpretação correta de um problema e do contexto em que está inserido, bem como aprender as 7 perspectivas do 5W2H.
De origem japonesa, foi inicialmente criado para gerenciamento de projetos por profissionais que realizavam estudos de qualidade e, atualmente, é utilizado nos mais diversos projetos de negócios independente de seu contexto e cenário de atuação.
O 5W2H é uma ferramenta que facilita a interpretação objetiva e transparente do problema e do ambiente em que está inserido.
Com o problema sendo entendido de diferentes pontos de vista, os tomadores de decisão podem analisar quais decisões são mais econômicas para serem tomadas, de modo que o resultado final seja o melhor e mais coerente possível com o objetivo declarado no escopo do projeto.
Somente entendendo o problema de forma eficiente é possível atuar sobre ele e obter como consequência um resultado efetivo.
O 5W2H pode ser aplicado em uma simples planilha Excel como meio de facilitar aos envolvidos um entendimento claro e preciso do problema que procuram resolver.
Na imagem abaixo, você pode ver a sugestão de um modelo 5W2H feita no Excel.
O que: deve ser observado aqui a descrição do que é o problema, o propósito do projeto e / ou a meta de melhoria que se propõe alcançar;
Quem: quem é o responsável por resolver o problema ou oportunidade de melhoria. A equipa designada para o resolver e quem são os clientes internos ou externos são algumas das formas de responder a esta parte;
Onde: neste espaço deve ser registrada a informação do local envolvido pelo problema, ou seja, onde está inserida. Será definido se é um setor específico ou mesmo em que operação ou máquina de produção atua;
Porque: nesta fase é importante definir o motivo pelo qual é importante resolver este problema ou alcançar o objetivo proposto. Discuta sob quais aspectos financeiros e qualitativos vale a pena perseguir com a resolução do problema e / ou o alcance da meta;
Quando: as informações aqui estão vinculadas no tempo, ou seja, de quando o problema ocorre e qual o prazo para resolução, bem como as datas de entrega e cronograma para atendimento ao objetivo do projeto;
Como: como funciona o processo pelo qual o problema está envolvido é a questão a ser respondida. Quais etapas, atividades e variáveis relevantes podem afetá-lo. Uma dica aqui é usar um fluxograma para melhor representá-lo;
Quanto: aqui as informações podem estar atreladas a quantidade e custo, ou seja, quanto esse problema já gerou gastos para a área envolvida e / ou para toda a empresa. Quanto investimento é necessário para resolvê-lo, bem como quantos processos e produtos ele já afetou.
5W2H Exemplo
Aqui está um exemplo simples de 5W2H, mas que o ajudarão a entender totalmente a aplicação desta ferramenta.
(IMAGEM TABELA PREENCHIDA)
Como você pode ver, com o preenchimento de uma tabela, com o uso dessa ferramenta, os processos ficam bem mais definidos, aumentando a eficiência das ações e a identificação de problemas, o que pode gerar um impacto positivo na produtividade e auxiliar no planejamento estratégico. Mas como ele ajuda nisso? A seguir explicarei um pouco mais sobre o assunto.
Além de solucionar problemas o 5W2H também é uma ótima ferramenta para a elaboração do plano de ação. Isso porque define exatamente os passos que devem ser executados para atingir os objetivos estipulados.
Afinal, não basta saber para onde se quer ir, é preciso definir o caminho que será percorrido para chegar lá. É exatamente isso que o 5W2H oferece: a definição dos meios para os objetivos.
E, para atingir os objetivos, é essencial conhecer muito bem todas as diferentes perspectivas do contexto envolvido em cada decisão, certo?
Muitas vezes enfrentamos problemas complexos e difíceis de serem eliminados. Assim, é necessário investigar as causas do problema e eliminá-las para que os processos voltem a funcionar da melhor maneira possível, e uma ferramenta que pode ser utilizada para esse fim é o 5W2H.
O 5W2H nos permite melhorar o planejamento não só de empresas ou projetos complexos, mas também de nossas atividades diárias. Muitas vezes nos deparamos com tantas tarefas que é difícil saber por onde começar, não é?
Assim, podemos utilizar 5W2h para direcionar processos e ações de forma organizada.
Dessa forma fica muito mais fácil conseguir fazer tudo, quando traçamos um bom plano, seja na vida profissional ou, até mesmo, na vida pessoal.